Le processus de certification...

A partir du 01/01/2022, pour bénéficier des financements des OPCO, FAF, Pôle Emploi et CPF, votre organisme devra être certifié Qualiopi.

Pour obtenir cette certification, votre organisme devra être audité sur la base de prestations déjà réalisées (sauf si votre organisme est en cours de création).

Vous devez donc :

• prendre connaissance du Référentiel National Qualité et comprendre ses exigences
• adapter l'organisation et les procédures de votre organisme de manière à respecter les exigences Qualiopi
• préparer l'audit de certification initial
• et prévoir l'audit de surveillance qui aura lieu environ 18 mois plus tard

Si vous n'êtes pas familier avec la démarche Qualité (utilisée pour l'ISO 9001 par exemple), ce serait bien de vous y intéresser.

Heureusement, si vous le souhaitez, nous pouvons vous accompagner.
Et cet accompagnement peut être réalisé avec une formation prise en charge par votre OPCO ou votre FAF.

Qualiopi est une marque, mais aussi une démarche

Formellement, Qualiopi est une marque (au sens de l'INPI). C'est à dire que votre organisme n'a le droit d'utiliser le mot Qualiopi et le logo associé que sous certaines conditions (Charte d'usage Qualiopi au format pdf).

Pour pouvoir utiliser le mot Qualiopi et le logo correspondant, votre organisme doit répondre à un ensemble d'exigences.
Ces exigences sont décrites dans un document appelé Référentiel National Qualité (RNQ). Elles concernent principalement le fonctionnement de votre organisme.

A votre demande, un organisme certificateur (l'AFNOR par exemple) auditera votre organisme et si tout est (suffisamment) conforme, attribuera à votre organisme la certification qui vous donnera le droit d'utiliser la marque Qualiopi.

Principal avantage de cette certification : vos prestations pourront bénéficier d'une prise en charge par les OPCO. Autrement dit, vous aurez accès aux financements publics.

Extrait de l'annonce du projet Qualiopi du 10/01/2020 : La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit dans son article 6 une obligation de certification, par un organisme tiers, des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences sur la base d’un référentiel national unique, s’ils veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés (financement par un opérateur de compétences, par la commission mentionnée à l’article L. 6323-17-6, par l’État, par les régions, par la Caisse des dépôts et consignations, par Pôle emploi ou par l’Agefiph).
Nota : la date a été repoussée au 1er janvier 2022 lors du confinement.

Qualiopi, une phase d'un projet plus grand

La certification Qualiopi correspond à la 2ème phase du processus d'amélioration de la qualité de l'offre de formation en France.
Elle fait suite à la phase "Datadock" et sera suivie dans quelques années d'une phase comportant de nouvelles exigences.

Datadock et Qualiopi s'appuient sur les méthodes éprouvées et bien connues de gestion de la Qualité telle qu'on la pratique dans les entreprises.

Actuellement, l'Etat ne demande pas aux organismes percevant des fonds provenant des OPCO de respecter la norme ISO 9001 mais l'esprit est là et l'avenir est à se rappocher de cette norme.

Votre organisme doit donc concevoir et faire vivre un système de mangement de la Qualité (SMQ) tel qu'on le trouve dans l'industrie, l'aéronautique, etc.

Les organismes de formation souhaitant facturer sur fonds publics sont donc en marche vers un SMQ similaire à celui de l'ISO 9001, obligatoire, mais adapté à leur activité.

Comment se déroule l'audit

La procédure peut être décrite en quelques points :

• Lorsque votre organisme est prêt pour l'audit, vous contactez un organisme certificateur qui, moyennant finance, organisera l'audit et délivrera la certification si le résultat de l'audit est satisfaisant.
• Cet organisme vous informera rapidement de la date de l'audit et de l'identité de l'auditeur.
• L'auditeur vous adressera quelques temps avant l'audit, le plan d'audit qui décrit le planning de l'audit, critère par critère et vous demandera d'indiquer en face de chaque critère, le nom de la personne (ou des personnes) qui répondront à l'auditeur sur ce critère particulier.
• Le jour de l'audit, l'auditeur choisira un échantillon des actions réalisées (entre 2 et 5) et questionnera critère par critère, indicateur par indicateur. Au fur et à mesure, il vérifiera dans les dossiers de l'échantillon si les documents correspondants sont présents et correctement complétés.
• Si tout est conforme dans l'ensemble de l'échantillon, la preuve est suffisante pour énoncer une "conformité".
• Si l'indicateur est insuffisament respecté, la preuve sera suffisante pour énoncer une "non-conformité majeure" ou une "non-conformité mineure".
• Il peut arriver que la preuve soit juste suffisante pour énoncer une conformité. Dans ce cas, l'auditeur pourra relever un point de surveillance qui sera étudié lors de l'audit de suivi.
• A la fin de l'audit, l'auditeur résume le résultat de l'audit en énonçant les non-conformités et en indiquant à quelle condition telle ou telle non-conformité peut être levée.
• Dans les 5 jours ouvrés, vous recevrez le rapport d'audit rédigé qui détaillera le résultat de l'audit. Si certaines non-conformités peuvent être levées, vous aurez quelques jours pour indiquer à l'auditeur les actions correctives que vous envisagez. Si l'auditeur estime que ces actions correctives sont suffisantes, la non-conformité est levée.
• L'auditeur adresse ensuite le rapport d'audit à la Commission qui statuera sur la délivrance de la certification.

Etre certifié avant le 1er janvier 2022

Pour accéder aux fonds des OPCO, votre organisme doit être certifié avant le 01/01/2022.

Raisonnablement, votre organisme doit donc être audité avant le 01/12/2021. Or, en fin d'année 2021, les dates d'audit disponibles seront rares car le nombre d'auditeurs est limité.

Si votre organisme est en cours de création, il sera considéré comme "nouvel entrant" et les indicateurs d'audit à respecter sont adaptés.

Mais si votre organisme existe depuis quelques temps, comme l'auditeur doit se baser sur un échantillon d'actions déjà réalisées, il faut lui proposer un panel d'actions suffisantes pour que l'échantillonnage ait un sens.

Votre organisme devra donc fonctionner en respectant les critères depuis au moins quelques mois au moment de l'audit.
Idéalement, il faudrait déjà être en "fonctionnement Qualiopi" !!!

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